Jeder Auftraggeber von Bauleistungen hat einen Anspruch darauf, dass der von ihm beauftragte Unternehmer über die von ihm erbrachten Leistungen eine übersichtliche und prüfbare Rechnung darstellt. Diese allgemeinen, für jeden Bauvertrag geltenden Grundsätze, werden in § 14 VOB/B für den VOB-Bauvertrag präzisiert. Nach § 14 Nr. 1 VOB/B ist der Unternehmer verpflichtet, „die Rechnungen übersichtlich aufzustellen und dabei die Reihenfolge der Positionen einzuhalten, die in den Vertragsbestandteilen enthaltenen Bezeichnungen zu verwenden. Die zum Nachweis von Art und Umfang der Leistung erforderlichen Massenberechnungen, Zeichnungen und andere Belege sind beizufügen. Änderungen und Ergänzung des Vertrages sind in der Rechnung besonders kenntlich zu machen; sie sind auf Verlangen getrennt abzurechnen.“ Für Architekten- und Ingenieurverträge bestimmt § 8 Abs. 1 HOAI, dass die Fälligkeit des Honorars eine prüffähige Honorarschlussrechnung voraussetzt.
Die fehlende Prüfbarkeit einer Schlussrechnung muss unverzüglich, spätestens innerhalb von zwei Monaten nach Erhalt gerügt werden. Der Auftraggeber von Bau- und Architektenleistungen ist mit Einwendungen gegen die Schlussrechnungen ausgeschlossen, wenn er diese nicht innerhalb einer Ausschlussfrist von zwei Monaten erhebt (BGH, Urteil vom 27.11.2003 – VII ZR 288/02, IBR 2004, 779).
Die Prüfbarkeit bezieht sich nicht nur auf Schlussrechnungen, sondern auch auf Abschlagsrechnungen. Daher wird in § 16 Nr. 1 VOB/B hervorgehoben, dass die prüfungsfähigen Aufstellungen in erster Linie eine „rasche und sichere Beurteilung der Leistung“ ermöglichen müssen. Gemäß § 14 Nr. 2 VOB/B sind die für die Abrechnung notwendigen Feststellungen dem Fortgang der Leistung entsprechend möglichst gemeinsam vorzunehmen. Dabei kommt dem gemeinsamen Aufmaß besondere Bedeutung zu. Die Aufmaßbestimmungen in den technischen Vorschriften insbesondere den Regelungen der VOB/C (DIN 18299 ff.) sind bei den gemeinsamen Feststellungen zu beachten. Für Leistungen, die bei Weiterführung der Arbeiten nur schwer feststellbar sind, kann der Auftragnehmer rechtzeitig eine gemeinsame Feststellung gegenüber dem Auftraggeber beantragen, § 4 Nr. 10 VOB/B. Reicht der Auftragnehmer eine prüfbare Rechnung nicht ein, obwohl ihm der Auftraggeber dafür eine angemessene Frist gesetzt hat, kann der Auftraggeber selbst auf Kosten des Unternehmers die Abrechnung aufstellen, § 14 Nr. 4 VOB/B.
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