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Behinderungsanzeige per E-Mail: Risikoreich?

Mandantenfrage:

Wir sind eine mittelständische Bauunternehmung. Bei einer kürzlich durchzuführenden Baumaßnahme traten mehrere Behinderungen auf, die wir gemäß § 6 Abs. 1 dem Auftraggeber per E-Mail angezeigt haben. Nun behauptet der Auftraggeber, diese Mails nicht bekommen zu haben. Außerdem verlange die VOB/B dass die Behinderungsanzeige in schriftlicher Form erfolge. Dieses Schriftformerfordernis werde durch eine E- Mail nicht eingehalten. Dies wäre für uns völlig neu, weil wir zwischenzeitlich den nach VOB/B erforderlichen Schriftverkehr praktisch ausschließlich per E-Mail abwickeln.

Expertenantwort:

Ihre Praxis, den nach VOB/B erforderlichen Schriftverkehr per E-Mail zu erledigen, ist nicht falsch. Nach der bisher hierzu ergangenen Rechtsprechung wird das durch die VOB/B in einzelnen Punkten vorgesehene Schriftformerfordernis durch die Übermittlung von E-Mails erfüllt. Allerdings: Sie haben als Versender einer Mail auch den Beweis zu führen, dass diese Mail bei Ihrem Vertragspartner zugegangen ist. Es reicht nicht, wenn Sie beweisen können, dass die Mail ordnungsgemäß abgesendet wurde und Sie auch keine Fehlermeldung erhalten haben. Ihr Vertragspartner kann sich also möglicherweise mit Erfolg darauf berufen, dass er die Behinderungsanzeige nicht erhalten habe und somit ihre diesbezüglichen Ansprüche nicht bestehen.

Handlungsempfehlung:

Es ist somit zu empfehlen, insbesondere bei wichtigen E-Mails durch einen Telefonanruf sicherzustellen, dass die fragliche Mail angekommen ist. Dabei sollte man sich den Namen des/der bestätigenden Person beispielsweise im Bautagebuch notieren.

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